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annexe-technique

    Home annexe-technique

    Il s’agit d’une solution SaaS ne nécessitant aucune intégration dans votre environnement, ni aucun ajout d’API, d’Applet Java ou de contrôle ActiveX sur les postes clients.

     

    Seul un navigateur internet est nécessaire pour accéder au logiciel (Chrome, Firefox, Safari, IE Version 10 minimum)

     

    Le centre d’hébergement des données (données dont sont bien sûr entièrement propriétaires nos clients) est situé à Roubaix chez OVH, société française leader européen de l’hébergement de données.

     

     

    1                  Data Center

     

    Le Data Center est situé à Roubaix en France chez OVH.

     

    Celui-ci surveille 24h/24 et 7j/7 notre architecture, nos serveurs et leur niveau de disponibilité. Nous sommes alertés immédiatement par mail et par SMS si un problème survient.

     

    Pour en savoir plus sur la sécurité physique des données : https://www.ovh.com/fr/apropos/securite.xml

     

    Architecture Dedicated Cloud (schéma très simplifié)

     

     

    Architecture Plateforme EOLIA (schéma très simplifié)

    Certifications et trophées du Data Center

     

    -       Le Dedicated Cloud d'OVH est certifié PCI-DSS Niveau 1 

     

    -       OVH a reçu la certification ISO 27001 : 2005 pour ses solutions de Dedicated Cloud

     

    -       Le niveau de sécurité de Dedicated Cloud est aussi reconnu par les attestations SOC 1 type II (SSAE 16 et ISAE 3402) et SOC 2 type II

     

    -       STAR self-assessment - Cloud Security Alliance : après avoir rempli le questionnaire CAIQ, OVH figure dans le registre STAR de la Cloud Security Alliance pour son offre Dedicated Cloud 

     

    -       OVH a reçu de nombreux trophées de la part de VMware :

    o    La certification vCloud Datacenter atteste que le Cloud d'OVH répond aux normes de sécurité de VMware et est interopérable 

    o    Global Service Provider 2013

    o    VMware Service Provider Programme (VSPP) Partner of the Year pour la zone EMEA 2011, 2012, 2013

    o    vCloud Service Provider of the Year 2014.

     

    -       La solution réseau vRack d’OVH obtient le prix « Best of IT innovation award 2014 » décerné par Initiative Mittelstand en Allemagne (avril 2014). 

     

     

    2                  Documentation technique

     

    Nouvelle règlementation européenne (RGPD)

     

    Début 2017, nous avons engagé un plan d’action pour être conforme à la nouvelle règlementation européenne qui s’appliquera en mai 2018 (RGPD).

     

    Ce plan d’action ne concerne que 5% des obligations formulées par la Commission Européenne, car nous avions déjà un niveau de sécurité, de confidentialité et de traçabilité élevé.

     

    Ce plan d’action sera achevé au premier trimestre 2018, date à laquelle nous serons complètement conforme à la nouvelle règlementation européenne.

     

    Sécurité des données

     

    Nous avons conçu notre architecture « Dedicated Cloud » avec des sociétés expertes en réseau et sécurité informatique pour mettre à disposition de nos clients les meilleures technologies possibles.

     

    Dans le cadre de notre politique d’amélioration continue, nous réalisons chaque année un audit d’intrusion sur notre Plateforme, et nous mettons en œuvre les recommandations formulées et déployons tous les systèmes de sécurité nécessaires.

     

    Nos équipes techniques sont les seules habilitées à accéder à l’infrastructure et aux données. Les personnels de ces équipes ont une ancienneté moyenne de 5 ans avec des contrats de travail en CDI.

     

    Chiffrement des données

    Chiffrement des données froides (Sauvegardes, PRA) : chiffrement des disques avec BitLocker et chiffrement Azure pour le PRA

    Chiffrement des données chaudes (base de données) : chiffrement des mots de passe et des données personnelles  (3DES , AES256)

     

    Sauvegardes des données

    Nous avons mis en place les processus suivants :

    -       Base de données SQL Server répliquée toutes les 5 minutes sur un serveur « Passif »  (Log Shipping ).

    -       Pièces jointes répliquées en temps réel sur un serveur « Passif » (Système DFS).

    -       Toutes les nuits, sauvegardes des VM (machines virtuelles) sur 14 jours glissants (avec les technologies Veeam Backup & Replication).

     

     

     

     

     

     

    Plan de reprise d’activité (PRA)

     

    Le PRA ne s’active que dans des situations exceptionnelles : catastrophe naturelle sur le site d’OVH à Roubaix, attentat, explosion, ….etc.

     

    Ce PRA est effectué sur Microsoft Azure sur un deuxième datacenter situé à Amsterdam.

     

    RTO Recovery Time Objective :

    Avec ce PRA, la durée maximale d’interruption de service est de 2 jours (délai nécessaire au rétablissement complet des services).

     

    RPO Recovery Point Objective :

    La perte de données maximale est de 24h.

     

    Ce PRA est testé une fois par an.

     

    Restauration 

     

    Dans le cas d’une demande de restauration des données, pour des raisons imputables à EOLIA, alors cette restauration s’effectue à J+1, qu’elle soit partielle ou totale et ne fait pas l’objet d’une facture.

     

    Les restaurations demandées pour d’autres raisons doivent se prévoir avec 15 jours d’avance, et font l’objet d’un devis.

     

    Dans tous les cas la restauration permet un retour entre J-13 et J-1.

     

    Réversibilité 

     

    En cas de résiliation du contrat, nous nous engageons à restituer l’ensemble des données hébergées, via un FTP sécurisé, dans un format CSV avec les fichiers et les liens correspondants, dans un délai d’un mois (protocole standard). Ces données sont mises à disposition sur un délai de 2 mois maximum. Au-delà, elles sont détruites sur l’ensemble des systèmes.

     

    Si vous avez besoin d’un format spécifique, la conversion aura lieu après acceptation d’un devis calculé selon le tarif suivant : 700 euros HT par jour de développement.

    Tout au long de cette opération, nous vous apportons notre assistance pour vous permettre de récupérer et d’exploiter l’ensemble de vos données.

     

     

     

     

     

     

     

    Technologies utilisées 

     

    La solution est développée avec les technologies éprouvées de Microsoft : serveurs virtualisés IIS, système d’exploitation Windows Server 2012, et base de données SQL Server 2012.

     

    Une instance de base de données est créée pour chaque Client. Les utilisateurs accèdent à la solution via protocole https. A la demande et sur devis, nous pouvons mettre en place un SSO (Single Sign On) pour éviter la saisie d’un login et d’un mot de passe. De même sur devis, nous pouvons effectuer une interface avec votre LDAP.

     

     

    *           Web 2.0

              SQLserver 2012

               IIS 8.5

               Windows 2012

                Microsoft .Net 4.0  (MVC 5 Core )

     

        Angular JS

     

      VMWare Vsphere pour hébergement en mode virtualisé

     

    Mises à jour des solutions 

     

    Nous réalisons des mises à jour de nos solutions environ 1 fois par mois. Vous êtes informés à l’avance du contenu de ces mises à jour, et il n’y a pas d’interruption de service hormis dans certains cas une simple déconnexion.

     

    Avant chaque mise à jour, nous réalisons des tests de non régression.

     

    Les nouvelles fonctionnalités peuvent être activées ou non, en fonction de vos besoins.

     

    Disponibilité 

     

    La disponibilité garantie de la solution est de 99,95% en heure ouvrée (8h à 20h).

     

    La mesure de la disponibilité s’appuie sur un logiciel de mesure du temps de réponse. L’application est considérée comme indisponible lorsque la réponse de l’écran de connexion est renvoyée sous plus de trois secondes. Le taux de disponibilité est calculé annuellement.

     

     

    Temps de réponse 

     

    Le temps de réponse moyen pour les utilisateurs est inférieur à 0,6 seconde en architecture standard.

     

    Le temps de réponse est calculé entre le moment où notre plateforme reçoit une demande et le moment où elle envoie la réponse. Il ne s’agit pas du temps de rafraichissement de l’écran de l’utilisateur car celui-ci dépend de la taille de la bande passante, du nombre de personnes connectées utilisant cette bande passante, de la largeur de la bande passante attribuée ou non à chaque utilisateur, du temps de rafraichissement interne à l’ordinateur de l’utilisateur et enfin de la performance de votre opérateur internet. La taille moyenne de nos pages est de 400 Ko.

     

    GTI – GTR des incidents d’infrastructure

     

    Dans le cas d’un problème d’accès à notre Plateforme, nos délais d’intervention sont les suivants :

     

    GTI : Garantie du Temps d’Intervention : 15 minutes pendant les heures ouvrables (9h-18h), 8 heures hors heures ouvrables et hors week-end

     

    GTR : Garantie du Temps de Rétablissement : à compter de notre intervention, 4 heures ouvrées pour les serveurs, 8 heures ouvrées pour les opérateurs.

     

    SLA fonctionnelles 

     

    Une anomalie est définie comme un dysfonctionnement reproductible, imputable à tout ou partie de la solution. Nous distinguons trois niveaux d’anomalies :

     

    -        l’anomalie bloquante : anomalie interdisant l’utilisation d’une ou plusieurs fonctionnalités, sans qu’il existe de solution de contournement

    -        l’anomalie gênante : anomalie nécessitant la mise en œuvre d’un moyen de contournement pour parvenir au résultat attendu 

    -        l’anomalie mineure ou esthétique : anomalie non gênante, mais dérangeante au regard d’une utilisation conviviale de la fonctionnalité en cause.

     

    Toute anomalie constatée nous est transmise par écrit afin d’en faire un suivi efficace. La demande notifiant l’anomalie comporte la date de survenance, le contexte de son apparition et la description d’un mode opératoire de reproduction. Nous attribuons alors à chaque anomalie un niveau de gravité selon la classification opérée ci-dessus.

     

    Une fois l’anomalie reproduite et analysée, l’anomalie dite bloquante est corrigée dans un délai inférieur à 2 heures ouvrées suivant la fin de l’analyse du problème.

     

    Les anomalies gênantes n'empêchant pas l’utilisation de la solution sont corrigées dans un délai inférieur à 5 jours ouvrés.

     

    Les anomalies mineures sont prises en compte dans les mises à jour de l’application.

     

     

     

     

     

    Matrice d’escalade

     

    En cas d’inaccessibilité de la Plateforme :

     

    Escalade

    Durée de l’incident

    Client

    EOLIA CONSULTING & SOFTWARE

    Notification

    T0

    Chef de projet

    Support Client

    04 78 43 34 41

    [email protected]

    Niveau 1

    T0+4h ouvrées

    Chef de projet

    Equipe infrastructure

    09 72 53 89 56

    [email protected]

    Niveau 2

    T0+8h ouvrées

    Chef de projet

    Direction générale

    04 78 43 34 40

    [email protected]

     

     

    En cas d’anomalie bloquante reproduite :

     

    Escalade

    Durée de l’incident

    Client

    EOLIA CONSULTING & SOFTWARE

    Notification

    T0

    Chef de projet

    Support Client

    04 78 43 34 41

    [email protected]

    Niveau 1

    T0+6h ouvrées

    Chef de projet

    Support technique

    04 78 43 34 41

    [email protected]

    Niveau 2

    T0+12h ouvrées

    Chef de projet

    Management du support technique

    04 78 43 34 37

    [email protected]

     

    Interfaces

     

    Nous réalisons fréquemment des interfaces avec des systèmes tiers : Paie, SIRH, CRM, Site web, etc.

     

    -       Les méthodes d’interfaces sont variées et dépendent uniquement des contraintes du client : API, Web-services, flux XML, fichiers plats (CSV).

    -       Les fréquences d’import-export varient en fonction du type d’interface : temps réel, batch quotidien ou hebdomadaire.

    -       Le contenu des données échangées est variable également : données de référentiel, de collaborateurs / candidats  etc.

    -       Le sens de transfert des informations est également variable : données transmises à votre SIRH ou reçues dans les bases de données Eolia.

     

    Ces interfaces ne sont pas à confondre avec l’import / l’initialisation des données en début de projet qui constitue une récupération de l’historique du client et qui est effectué une seule fois avant la mise en production du système. Les interfaces concernent bien des flux de données et non un stock initial.

     

     

     

    Analyse sémantique de CV

     

    Quel que soit le mode d’intégration, tous les CV sont « parsés » pour en extraire les informations et enregistrer ces informations en base de données. Notre partenaire d’analyse sémantique est la société TEXTKERNEL, aujourd’hui leader dans le texte mining et l’analyse de CV pour 16 langues.

     

    Cette fonctionnalité peut permettre aussi aux candidats de gagner du temps lorsqu’ils déposent leur candidature sur votre site Web.

     

     

     

    Confidentialité et droits d’accès 

     

    En phase projet, nous définissons ensemble des typologies de droits d’accès (référentiel d’organisation, référentiel géographique, référentiel métier,,…).

     

    Chaque utilisateur peut avoir des droits d’accès spécifiques, et se connecte via un login et mot de passe.

     

    Les mots de passe sont cryptés avec le système de chiffrement SHA-512

     

     

     

     

     

     

     

     

     

     

    Pré requis techniques des postes clients :


     

    Un navigateur internet suffit pour accéder au logiciel :

              Chrome

     

                   Firefox

     

             *     Internet Explorer à partir de la version 10

     

                   Opéra (sur MAC ou sur Windows)

     

                   Safari

     

     

     

     

     

     

     

    Quel que soit votre système d’exploitation :

     

                   Windows (toutes versions)

            

                  Linux (toutes versions)

     

        iOS (toutes versions)

     

        Android

     

     

     

     

     


     

     

     


     

    3                  Recommandation pour la délivrabilité des mails envoyes aux candidats

     

     

    Pour l’envoi des mails aux candidats, deux solutions sont possibles :

     

    -       L’envoi des mails par votre propre SMTP

     

    -       L’envoi des mails depuis l’application EOLIA, et réalisé par le spécialiste MANDRILL ou SENDINBLUE (basé en France).

     

    Pour l’envoi des mails depuis l’application EOLIA, nous vous indiquerons les éléments de paramétrage DKIM et SPF à mettre en œuvre sur votre nom de domaine.

     

     


     

     

    4                  Formations, accompagnement et support

     

    Formation initiale

     

    Voici notre processus de formation :

     

    -       Formation de votre (vos) chef(s) de projet interne sur l’administration du logiciel, avec 2 écrans : celui de l’administrateur et celui de l’utilisateur afin de voir les impacts des choix de paramétrage et de personnalisation du logiciel dans l’utilisation quotidienne du logiciel. Il faut compter entre 2 et 3 heures de formations pour cette session qui est parfois coupée en 2 sessions, selon votre demande et votre disponibilité.

     

    -       Lors de la formation administrateur, votre chef de projet interne pourra demander à EOLIA des modifications de paramétrage à l’équipe support, sans aucun surcoût car il s’agit d’ajustements de phase projet.

     

    -       Formation de vos utilisateurs finaux par votre chef de projet interne sous forme de 2 sessions. Eolia est présent en support de votre chef de projet / formateur interne. L’idée est que votre chef de projet interne apparaisse comme un référent interne sur Eolia et que seul lui soit habilité à personnaliser le logiciel et à demander au support à Eolia des paramétrages différents (afin d’éviter les conflits de demandes au support Eolia).

     

    -       Lors de cette formation utilisateur final, l’application Eolia est réputée paramétrée selon vos besoins (cahier d’analyse de besoin + aller/retour post formation administrateur déjà réalisé). Si des paramétrages complémentaires sont nécessaires, ils pourront être effectués par EOLIA, sur devis complémentaire, au tarif indiqué dans le tableau prestation ci-dessus, ou par votre chef de projet interne directement dans le logiciel.

     

    Eolia peut organiser également, à votre demande, une session de 0,5 jour de formation complète à l’utilisation de la solution avec cas pratiques, mise en situation réelle, jeux de rôle, par lot de 8 personnes, dans vos locaux. Cette formation est optionnelle et à réserver aux clients nécessitant une phase d’accompagnement au changement important.

     

    Les managers ne requièrent aucune formation car ils n’utiliseront que leur espace dédié pour interagir dans la solution.


     

     

    Accompagnement à la mise en œuvre

     

    Notre service téléphonique de support client est ouvert une fois la formation administrateur effectuée.

     

    Il est également ouvert lors de la mise en œuvre des nouveaux clients, dès signature de cette proposition, à la condition que l’option « gestion de projet » ait été choisie avec au moins 2 demi-journées d’accompagnement in-situ. Ces demi-journées permettent à nos clients d’obtenir des retours d’expériences, un audit du process de recrutement, une aide aux choix des options de paramétrage et de leur impact. Le service support téléphonique lors de la mise en œuvre du logiciel inclus 2 heures de support téléphonique par demi-journée de gestion de projet achetée.

     

    Nous vous recommandons cette option, notamment si vous débutez dans la fonction recrutement ou si aucun outil de gestion de CV n’a déjà été mis en place par le passé.

     

    Accompagnement au changement 

     

    Si vous le souhaitez, nous organiserons des journées d’accompagnement lors des premières utilisations du logiciel et de suivi d’utilisation après 3 semaines de mise en production pour :

    -          Vérifier que le logiciel est utilisé correctement

    -          Vérifier qu’aucune mauvaise habitude n’a été prise

    -          Donner des tips et astuces d’utilisation

    -          Optimiser l’utilisation du logiciel

    -          Vérifier si des nouveaux besoins sont apparus

     

    Nous vous recommandons d’utiliser 0,5 jour d’accompagnement au changement mais ne l’incluons pas dans la proposition commerciale si vous ne souhaitez pas cet accompagnement de façon à réduire les coûts du projet.


     

    Support

     

    Le support est ouvert du Lundi au Vendredi de 9h à 18h (une option existe pour ouvrir le support en dehors de ces heures ouvrées et le week-end avec des astreintes possibles. Cette option est à réserver à des entreprises dont le recrutement est une activité critique et dont l’activité est présente sur plusieurs fuseaux horaires)

     

    Le service support lors de la mise en œuvre du logiciel inclus 2 heures de support téléphonique par demi-journée de gestion de projet achetée. Lors de la mise en œuvre, ce service est ouvert exclusivement à votre chef de projet.

     

    Une fois les utilisateurs finaux formés, le support est rendu accessible à votre chef de projet et aux utilisateurs possédant un login RH. Votre abonnement mensuel inclut une durée mensuelle de support, appelée Temps de Support Disponible (TSD) pour répondre aux questions d’ordre fonctionnel ou technique. Celle-ci est calculée ainsi : une heure par mois + trente minutes par logins RH. Ce calcul est effectué une seule fois au moment de la signature du contrat pour fixer définitivement le Temps de Support Disponible mensuellement. Le Temps de Support Disponible ne varie pas à la baisse ou à la hausse en fonction de la variation du nombre de logins RH effectifs dans la solution EOLIA : il est fixe pendant toute la durée de votre abonnement à Eolia.

     

    Le support inclut toute nature de demande : formation, assistance, conseil, déclaration d’anomalie (mineure, gênante, bloquante), demande d’amélioration et demande de devis.


     

    Différence support vs formation

     

    Le support client (inclus dans votre abonnement mensuel au logiciel) ne doit pas remplacer une vraie formation lorsque celle-ci se fait ressentir (EOLIA est centre agréé de formation), notamment dans les cas suivants :           

    -          Arrivée d’une nouvelle personne dans une équipe RH qui n’a pas le temps de la former à l’utilisation d’EOLIA

    -          Oubli de plusieurs éléments déjà vu en formation

    -          Perte de compétence sur le logiciel après une période d’inutilisation ou de sous-utilisation du logiciel

     

    Par ailleurs, nous organisons une fois par semaine un webinar de 30 minutes destinés aux nouveaux utilisateurs pour l’ensemble de nos clients. Il suffit de nous en faire la demande au support client.

     

    Différence support vs accompagnement projet

     

    Le support client (inclus dans votre abonnement) ne doit pas remplacer un point projet lorsque celui-ci se fait ressentir, notamment dans les cas suivants :

    -          Modification organisationnelle chez le client, impactant le paramétrage d’EOLIA

    -          Changement de politique interne impactant le paramétrage d’EOLIA

    -          De façon générale : demande de modification de paramétrage que le client ne peut pas faire seul

    -          Modification de paramétrage que le client peut effectuer seul en toute autonomie, mais qu’il demande à Eolia d’effectuer à sa place.

     


     

     

    5                  Conditions Générales de Ventes complémentaires

     

    Formation 

     

    EOLIA est organisme agréé de formation. Le montant relatif aux formations peut être imputé à votre budget formation. Rédaction des conventions de formation par nos soins. EOLIA refuse toutes subrogations pour la prise en charge des formations. EOLIA mettra tous les documents à votre disposition (convention, feuilles émargement etc.) pour que vous puissiez engager les démarches avec votre centre de formation.

     

    Toute formation in situ doit être confirmée au plus tard une semaine avant sa date. Le cas échéant, la date de formation pourra être proposée à un autre client. Toute annulation de formation in situ doit être faite au minimum 3 jours ouvrés avant le début de la formation. La formation vous sera facturée si ce délai n’est pas respecté.

     

    Défaut de paiement

     

    En cas de défaut de paiement ou de non-respect des conditions de règlement, EOLIA se réserve le droit de suspendre de façon temporaire, jusqu’à obtention du règlement, le service délivré. La base de données restera accessible en consultation sur le compte administrateur.

     

    Publicité 

     

    Chaque partie signataire de cette commande pourra se prévaloir de cette signature sur tout média existant ou à créer et sur tout support de communication, en utilisant le logo de la partie tierce, l’objet du contrat, mais sans en révéler les aspects financiers.

    Le logo « Powered by EOLIA SOFTWARE » sera affiché sur les pages des espaces web dédiés aux candidats et sur tous les mails envoyés depuis l’application EOLIA.

    Votre logo pourra également être ajouté dans la liste de nos références sur notre site web.

     

    Frais de déplacement 

     

    Les frais de déplacement, hébergement et restauration seront facturés au réel, sur justificatif, pour tous les déplacements.

     

    Durée de validité des termes de la proposition :

     

    La proposition financière est valable jusqu’au dernier jour du mois suivant la date d’édition de cette proposition. Une fois signée, elle constitue une commande.

    Sauf indication contraire, les remises éventuelles indiquées dans la proposition financière ne sont valables que sur la première période de douze mois.

     

    Contact us

    Eolia Consulting

    300 Route Nationale 6
    Le Sentier du Bois des Côtes
    69760 Limonest
    Tél: +33 (0) 478 43 34 41

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