Vous rêvez d’un tableau de bord RH généré en quelques clics ?
Eolia propose 6 niveaux de tableaux de bords ressources humaines, en partant de tableaux intégrés dans le quotidien de l’utilisation du logiciel, jusqu’à l’export de données vers des ETL pour de la Business Intelligence utilisant les Big Data RH.
Niveau 1 : tableau de bord RH intégré à l’utilisation du logiciel
L
e premier niveau du tableau de bord RH consiste à exporter des données via le tableau de suivi des candidats ou des postes. Il s’agit de votre tableaux d’accès aux résultats d’une recherche, ou correspondant aux candidats positionnés sur un poste ou une visualisation de votre CVthèque. Il s’agit d’un tableau de bord RH, dont l’affichage est paramétrable par l’utilisateur et qui peut être exporté sur Excel ! Ce premier niveau a le mérite d’être d’une simplicité extrême d’utilisation et d’être personnalisable par un glissé-déposé des colonnes affichées dans les listings candidat et poste.
Niveau 2 : Statistiques sous forme de tableau de bord RH
De nombreuses statistiques et reportings RH sous forme de tableau de bord sont accessibles en standard dans l’application :
- Délais moyen de recrutement
- Coût de recrutement
- Rendement des annonces au niveau quantitatif et qualitatif (quel site emploi fourni le plus de candidat, lequel fourni les meilleur candidat, ceux qui sont embauché in-fine)
- Nombre moyen de candidats par étape du processus de recrutement (par mois, par BU, par métier… selon plusieurs axes)
Toutes ces statistiques sont exportables en PDF, CSV, Excel et sont filtrables sur de nombreux critères afin de spécifier aisément le périmètres des données analysées dans le tableau de bord RH.
Niveau 3 : tableau de bord sous forme de Progress Report
Les progress report sont surtout utilisés par nos clients cabinets de recrutement afin de présenter leurs actions auprès de la direction et auprès des clients finaux. Mais de plus en plus de PME et de grands compte les utilisent également, la fonction RH, et recrutement en particulier, se professionnalisant à grands pas.
Il s’agit donc de 2 types de progress report car il est possible de suivre un poste ou les postes rattachés à un client :
- Tableaux de bord RH pour chacun des postes à pourvoir, ou des missions de recrutement, permettant de suivre l’avancement des actions effectuées et restantes.
- Tableau de reporting pour chacun des clients externe (ou service / BU en interne), permettant de suivre l’évolution des demandes clients
C
es progress reports sont travaillés à partir de template ou de modèles fournis par le client et permettent d’obtenir un tableau de bord RH sous forme graphique, contenant des formules, des tableaux croisés, etc.
Niveau 4 : Tableau de bord RH on-demand
Eolia peut également construire des tableaux de bords RH sur-mesure, au gré de vos demandes en adaptant des tableaux de bords existants ou en partant d’une feuille blanche, à partir d’un cahier des charges précis et d’un exemple de résultat attendu.
La construction d’un tableau de bord RH sur-mesure est souvent rapide et peu coûteuse au regard du temps économisé par le service RH qui en fait la demande.
Niveau 5 : Création de tableaux de bord RH en toute autonomie
Eolia permet à ces clients de créer, modifier, générer eux-mêmes leur propres statistiques et tableaux de bords. Comment : nous vous donnons accès à l’outil Microsoft SQL Server Report Builder qui vous permet, après une formation dispensée par un expert, de créer vous-même vos tableaux de reporting RH et recrutement.
V
ous créer en toute autonomie vos vues en sélectionnant les données de votre base, les critères et filtres souhaités. Attention toutefois : c’est davantage le service IT d’une entreprise qui est capable de créer un tableau de bord RH avec SQL Server Report Builder que le service RH lui-même : des compétences IT sont nécessaires pour l’utilisation de cet outil Microsoft.
Niveau 6 : Export complet pour une BI
Toutes vos données vous appartiennent à 100%. Il est donc possible d’extraire vos données, avec une fréquence donnée, afin de les transmettre à un outil de business intelligence, via un ETL ou non, afin de consolider toutes vos données RH issues de logiciels tiers (paie, gestion des temps, etc) et de former une base de connaissance importante capable, avec cette notion de Big Data RH, de générer un tableau de bord RH complet, du recrutement jusqu’à la paie des collaborateurs.
Focus sur la construction d’un bon indicateur de performance RH
Etape 1 du tableau de bord RH parfait :
L
a première opération consiste à définir la stratégie de la GRH et les axes de succès. Ils sont autant spécifiques au contexte de l’entreprise qu’à la stratégie RH visée. C’est dire le temps nécessaire à cette étape et l’importance à chercher ces axes et indicateurs clés de performance en coopération avec l’ensemble des acteurs concernés directement et indirectement. Point de vigilance : ne soyez pas tenté de reproduire ce que vous avez déjà vu ou vécu par ailleurs : adaptez plutôt les bonnes pratiques rencontrées au contexte de votre service et à la culture de l’entreprise.
Etape 2 du tableau de reporting RH performant :
Ensuite, votre équipe RH doit définir en commun des objectifs de progrès clairs et précis.
A
ttention, ce n’est pas la tâche la plus aisée. Là encore, vous devriez éviter de trop vous attarder sur les objectifs choisis par les amis ou concurrents. La question est locale et personnelle. Les objectifs sont directement dépendants de l’entreprise, de la stratégie, des axes de progrès sélectionnés pour la gestion du capital humain et des aspirations personnelles de chaque direction ressources humaines.
Les objectifs sont choisis selon les missions que l’on envisage d’améliorer. Ce sont ces missions qui contribuent à la performance globale. Ainsi, les responsables RH ne peuvent se contenter du simple rôle de gestionnaire et ne comptabiliser que les coûts et temps de fonctionnement : le pilotage des Ressources humaines ne se contente plus des antiques règles de la gestion du personnel. Désormais, elle se doit de contribuer à la performance globale notamment en sachant recruter et conserver les acteurs clés que les différentes fonctions de l’entreprise nécessitent.
Il est aussi du devoir de la DRH de ne laisser aucun poste vacant, d’anticiper lorsque cela est possible avec des plans de succession et d’agir pour diminuer le turn-over. Informer le management de l’évolution du climat social et lui conseiller les moyens d’action est aussi une de ses missions fondamentales qu’il s’agit d’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
U
ne entreprise performante est une entreprise qui sait fidéliser ses collaborateurs, notamment ceux possédant des compétences clés, rares ou en devenir. Notre solution de talent management prend alors le relais du logiciel recrutement sur ces questions de fidélisation.
Etape 3 de la statistique RH porteuse de sens
Ensuite le choix des indicateurs est, là encore, en parfait accord avec toutes les personnes intéressées et selon les objectifs définis. Les indicateurs de performance et de pilotage de type KPI (Key Performance Indicator), ont pour rôle de mesurer la performance et de faciliter le pilotage à travers le tableau de bord RH à créer.
Les indicateurs choisis orientent les actions à mettre en oeuvre selon les axes de progrès et les objectifs fixés aux étapes préalables. C’est dire l’importance de les sélectionner avec soin.
Il est préférable de ne choisir qu’un nombre réduit d’indicateurs, de 7 à 10 en général, sans se focaliser uniquement sur les classiques indicateurs de productivité et de coût, ceux notamment que l’on trouve dans des listes, articles, sites et ouvrages spécialisés.
Exemple : mesurer le taux de turn-over, l’ancienneté (fidélité), les coûts de formation engagés par salarié ou la productivité individuelle ne sera utile qu’à la condition où la mesure de ces grandeurs sert la mise en pratique de la stratégie RH.
Etape 4 pour un tableau de bord RH fiable
L
a collecte des données est une étape crucial de la fiabilité des données et donc des résultats qui engendreront des prise de décisions… Celles-ci doivent être éclairées par des mesures justes et par des données pertinente dont la fiabilité ne doit pas être mise en doute.
La difficulté de cette étape dépend en partie du niveau d’équipement informatique de la fonction. La présence d’un SIRH (Système Informatique de gestion des Ressources Humaines), comme peut le proposer Eolia avec la solution de talent management couplé au logiciel recrutement, facilite la tâche.
Cela dit, la difficulté n’est pas à négliger notamment lorsque l’on mesure des notions aussi subjectives qu’indispensables comme la satisfaction du personnel, et plus globalement des clients du service ou encore la qualité de la communication RH et du marketing RH gérant la marque employeur.
Etape 5 : Le graphisme du tableau de bord RH
U
n tableau de bord RH n’est efficace que s’il se lit d’un seul coup d’oeil ! Pourquoi : Parce que le tableau de bord RH n’est pas uniquement destiné au DRH, Directeur des Ressources Humaines ou au RRH, Responsable des Ressources Humaines. En grand compte, plusieurs directeurs le liront et il ne sera parlant que si sa lecture s’effectue en quelques secondes… Il faut penser au nombre d’indicateurs et de tableaux de bords lus chaque jour par un directeur ou un DG… Pour des structures conséquentes, chaque responsable (rémunération/paie, recrutement/embauche, gestionnaire des carrières, responsable de la gestion sociale…) pilote son activité selon des objectifs choisis. Il dispose aussi d’un tableau de bord spécifique à ses attributions.
En PME, un DG n’est pas un spécialiste de la fonction RH, il faut donc vulgariser les termes, faire parler les chiffres produits et arriver à valoriser vos actions et résultats à travers un tableau de bord RH destiné au personnel qui n’est pas dans la direction ressources humaines.
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